Accord de sous-traitance (article 28 du RGPD)
Version du 21 septembre 2026, annexe aux conditions générales d'utilisation, applicable à toute commune utilisant Tombio, en version gratuite comme en abonnement de soutien.
1. Les parties et leurs rôles
La commune est responsable de traitement des données de son registre : concessions, concessionnaires et ayants droit, personnes inhumées, plans.
Runeworks Engineering (EI Jules TOPART, 3 rue François Villon, 80000 Amiens, voir les mentions légales), éditeur de Tombio, est sous-traitant. Il ne traite ces données que pour fournir le service, sur instruction de la commune.
Les instructions documentées de la commune sont constituées par les présentes, par les CGU et par les actions que ses utilisateurs habilités effectuent dans l'application (saisie, publication, export, suppression). Toute instruction particulière peut être adressée à contact@tombio.fr. Si une instruction paraît constituer une violation du RGPD, l'éditeur en informe la commune sans délai.
2. Objet, durée, nature et finalité
| Objet | Hébergement et traitement des données du registre du cimetière communal dans Tombio |
|---|---|
| Durée | Durée d'utilisation du service par la commune, prolongée du délai de restitution prévu à l'article 8 |
| Nature des traitements | Collecte, enregistrement, consultation, modification, structuration, extraction, effacement, hébergement, sauvegarde |
| Finalité | Tenue du plan et du registre des concessions et des inhumations ; information du public si la commune l'active |
| Catégories de personnes | Concessionnaires et ayants droit ; agents et élus habilités ; personnes inhumées (hors champ du RGPD) |
| Catégories de données | Identité, coordonnées, dates et emplacement de sépulture ; comptes et traces de connexion des utilisateurs |
| Données sensibles | Aucune n'est demandée. L'appartenance religieuse peut se déduire d'un carré confessionnel : la commune décide de le publier ou non (voir consultation publique) |
3. Confidentialité et personnes autorisées
Seul l'éditeur accède aux données, et uniquement lorsque l'exploitation ou une demande d'assistance le rend nécessaire. Il s'y engage à la confidentialité, sans limitation de durée. Aucun salarié ni prestataire supplémentaire n'a accès aux données à ce jour ; toute évolution serait portée à l'article 5.
4. Sécurité
- chiffrement des échanges (HTTPS), redirection automatique depuis HTTP ;
- mots de passe hachés avec Argon2id ; liens de connexion à usage unique et de courte durée ;
- limitation des tentatives de connexion et des consultations publiques ;
- habilitations par rôle et par commune, accès temporaires expirant d'eux-mêmes ;
- journal des modifications, conservé et consultable par la commune ;
- séparation stricte des données entre communes, contrôlée à chaque requête ;
- sauvegardes quotidiennes de la base, conservées par l'hébergeur (voir l'article 7).
5. Sous-traitants ultérieurs
La commune autorise l'éditeur à recourir aux sous-traitants suivants :
| Sous-traitant | Prestation | Localisation |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hébergement du site, de la base de données et des sauvegardes ; acheminement des courriels | France |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Paiement en ligne de l'abonnement de soutien (données de facturation uniquement, aucune donnée de registre) | Union européenne |
Aucun transfert hors de l'Union européenne. Tout ajout ou remplacement est annoncé au moins 30 jours à l'avance par courriel aux administrateurs des communes concernées, qui peuvent s'y opposer et, à défaut d'accord, cesser d'utiliser le service avec restitution de leurs données.
Google et Microsoft ne sont pas des sous-traitants : la connexion par leur intermédiaire est facultative et utilise le compte de l'utilisateur, sous leurs propres conditions. L'IGN et geo.api.gouv.fr sont interrogés directement par le navigateur pour l'affichage des photographies aériennes et la recherche d'une commune.
6. Assistance à la commune
L'éditeur aide la commune, dans la mesure du possible et sans frais :
- à répondre aux demandes d'exercice des droits (accès, rectification, effacement, opposition), y compris celles des proches d'une personne inhumée ;
- à assurer la sécurité, à notifier une violation et à mener une analyse d'impact si elle s'avère nécessaire ;
- en lui fournissant un modèle de fiche pour son registre des traitements (voir consultation publique).
Violation de données : l'éditeur notifie la commune dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, en lui donnant la nature de la violation, les catégories et le volume de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises. La déclaration à la CNIL incombe à la commune, en sa qualité de responsable de traitement.
7. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Registre du cimetière (tombes, concessions, défunts, plans) | Tant que la commune utilise le service ; supprimé sur sa demande après restitution |
| Comptes des utilisateurs | Tant que le compte existe ; supprimé à la demande de la personne |
| Accès à une commune (rôle, date de fin) | Jusqu'à son retrait par un administrateur |
| Journal des modifications | Tant que la commune utilise le service |
| Liens de connexion envoyés par courriel | 15 minutes à 24 heures ; effacés au plus tard après 7 jours |
| Compteurs anti-abus (empreinte d'adresse IP) | 24 heures |
| Sauvegardes | Rotation de l'hébergeur ; une donnée supprimée disparaît des sauvegardes au terme de cette rotation |
| Pièces comptables (factures) | 10 ans, obligation légale |
8. Fin du service : restitution et suppression
Les données appartiennent à la commune. L'éditeur ne revendique aucun droit sur la base constituée par elle et ne l'exploite à aucune autre fin.
- Export permanent : la commune exporte à tout moment, seule et gratuitement, l'intégralité de son registre au format CSV, ainsi que ses registres imprimables, y compris en version gratuite et après l'échéance d'un abonnement ;
- Restitution : sur demande, l'éditeur fournit sous 15 jours un export complet dans un format ouvert (CSV, et JSON pour les plans et les géométries) ;
- Suppression : sur demande de la commune, les données sont supprimées sous 30 jours, les sauvegardes s'effaçant ensuite selon la rotation de l'hébergeur ; une confirmation écrite est adressée ;
- Fin du service : si l'éditeur devait arrêter Tombio, les communes seraient prévenues au moins 6 mois à l'avance, avec export de leurs données et, dans la mesure du possible, publication du code nécessaire à la reprise.
9. Contrôle
La commune peut demander les informations nécessaires pour vérifier le respect de ces obligations, et faire réaliser un audit, à ses frais, moyennant un préavis raisonnable et sans perturber le service.
10. Acceptation
L'utilisation du service vaut acceptation de la présente annexe. Une commune qui souhaite un document signé peut en faire la demande à contact@tombio.fr : il lui est adressé sans frais, au format de son choix.